Obsługa BDO w praktyce: jak zbudować rutynę i nie wracać do tematu w panice

W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie bez zgrzytów. Problem pojawia się, gdy nie ma procedury i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako zaskoczenie. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest powtarzalnym schematem, a nie działaniem „od przypadku do przypadku”.

Najpierw trzeba zdecydować, kto jest punktem kontrolnym. Bez tego nie ma ciągłości. następnie ustala się źródła danych, a finalnie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje przerzucanie tematów.

Właściciel procesu i źródła danych

„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa niczyim. Dlatego najlepszy model to jedna osoba odpowiedzialna. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być jasne. W pierwszym kroku określa się, kto dostarcza dane, potem kto je weryfikuje, finalnie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na zastępstwa.

Rejestr i checklista: „szkielet” obsługi

Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: krótka checklista. W pierwszej kolejności zbiera się informacje, w kolejnym kroku sprawdza spójność, finalnie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.

Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje starej wersji. Jedno źródło prawdy ogranicza chaos. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się powtarzalność.

Nowe usługi, nowe strumienie, nowe obowiązki

Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe usługi. Na początku identyfikuje się zmianę, następnie ocenia wpływ na porządek, a na końcu aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb kryzysowy, tylko działa spokojnie.

W realnym scenariuszu najwięcej sensu ma rejestracja w bdo, gdy celem jest zbudowanie rutyny oraz gdy ważne są rejestry.

Dlaczego proces się sypie

Proces sypie się zwykle przez: (1) rozproszenie, (2) brak jednego rejestru, (3) brak nawyku sprawdzania. Każdy z tych problemów rozwiązuje checklista, która jest do utrzymania.

Uwaga porządkowa: tekst ma charakter organizacyjny i nie zastępuje doradztwa prawnego.

+Artykuł Sponsorowany+